Verladeprozesse digital dokumentieren

04. September 2020

Stellen Sie sicher, dass relevante Dokumentation auf Ihrem Hof vollständig und korrekt erstellt wird. Damit Sie zukünftig bei einer Prüfung lässig mit einem Handgriff die gewünschten Nachweise vorlegen können, müssen Sie die Papierberge hinter sich lassen, und die Dokumentation digitalisieren und dabei fest in Ihren Prozessen verankern. Wir zeigen Ihnen heute, wie TMC YARD Ihnen hier helfen kann.

Lieferscheine, Ladungssicherungsdokumentation werden meist noch in Papierform über die Pfortentische auf den Verladehöfen geschoben. Man muss Formular XYZ in der richtigen Version suchen, drucken, aushändigen und unterschreiben lassen. Danach muss das Dokument abgeheftet, eingescannt oder sogar teilweise abgetippt werden, damit die Informationen anschließend die richtige Fachabteilung erreichen. Zu leicht ist im Alltagsgefecht eine wichtige Seite der Dokumentation verschwunden oder ein Pflichtfeld übersehen.

Yard-Management-Software dokumentiert in der Regel Standard-Ereignisse in der LKW-Steuerung automatisch, wie z.B.: wann trifft der LKW auf dem Gelände ein, wann verlässt er es wieder, wann wird er an die Rampe abgerufen?

In TMC YARD betrachten wir darüber hinaus auch die Schnittstellen zu anderen Prozessen, wie z.B. dem Behältermanagement oder der Ladungssicherung. Wir unterstützen Sie dabei, relevante Informationen aus dem Verladeprozess an angrenzende Prozesse weiterzugeben.

Für die hier notwendigen Dokumentationen können Sie innerhalb der Aufgabensteuerung Dokumente mit individuellem Inhalt und Layout im System hinterlegen, die an bestimmten Punkten in Ihren Prozessen ausgefüllt werden müssen. Und auch was mit der fertigen Dokumentation geschieht, können Sie an Ihre Prozess-/ Systemlandschaft anpassen: In Kombination mit einem digitalen Unterschriften-Pad können Sie es digital signieren lassen und dann zum Beispiel in Ihrem Dokumenten-Management-System (DMS) archivieren.

Im Folgenden stellen wir Ihnen vier typische Anwendungsfälle vor, in denen TMC YARD Ihre Dokumentation digitalisiert.

Die Bestände an Ladehilfsmitteln müssen transparent sein, damit die benötigte Anzahl an Paletten, Containern, Gestellen u.ä. immer verfügbar ist. Werden diese Bestände manuell erfasst, kommt es leicht zu Fehlern und die Daten stehen durch den größeren Zeitaufwand außerdem ggf. zu spät zur Verfügung.

Den Ein-/Ausgang von solchen Ladungsträgern können Sie in TMC YARD digital erfassen und die Daten zur weiteren Verwendung an Ihre zentrale Leergutverwaltung exportieren, sei es über das TMC-eigene Exporttool oder eine individuell angepasste Schnittstelle. Damit stehen Ihnen die Informationen schneller und in höherer Qualität zur Verfügung.

Eine ordnungsgemäße Ladungssicherung ist extrem wichtig, denn verlorene Ladung auf der Autobahn kann schwerwiegende rechtliche Folgen für Verlader haben. Für komplexe Sicherungen können Sie einen Fragebogen hinterlegen, in dem weitere Details erfasst werden können (z.B. Plombennummer, Anzahl der Spanngurte u.ä.). Mit der digitalen Unterstützung von TMC YARD können Sie hier sicherstellen, dass keine Pflichtinformation vergessen wird.

Egal, ob es um eine Inbound-Reklamation geht, bei der beispielsweise Ware vom Kunden zurückkommt, oder eine Outbound-Reklamation, in deren Rahmen etwa die Ware nicht zum Versand bereit war: Hier müssen Sie den Sachverhalt genau dokumentieren, und diese Infos dann geregelt an die entsprechenden Stellen weitergeben, damit weitere Prozesse angestoßen werden können (Klärung mit Vertrieb bzw. Kunden, erneuter Versand, Fehlersuche).

Im Rahmen des Qualitätsmanagements können Sie Ihre Formulare für die Beurteilung der Transporte im System hinterlegen und an den entsprechenden Punkten im Prozess verankern (bei Ankunft an der Rampe oder an der Pforte).

TMC YARD vernetzt alle Ressourcen und Prozesse auf Ihrem Yard digital miteinander, um Ihnen größtmögliche Qualität in Ihrer Arbeit zu ermöglichen. Ob der Verladeprozess, die Ressourcenplanung oder eben Dokumentation. Wir erkennen das Optimierungspotential und bieten Ihnen die passende digitale Lösung. Sprechen Sie uns einfach an!